Die Veränderungen in der Arbeitswelt im Zuge der Digitalisierung machen auch vor dem klassischen Arbeitsplatz nicht halt. Die Zeiten, in denen Büroarbeit bedeutete, in der Regel zwischen 9.00 Uhr und 17.00 Uhr an einem Schreibtisch in einem Bürogebäude zu sitzen und dort seine Arbeit mit Hilfe lokal zur Verfügung gestellter Hilfsmittel zu erledigen, gehören langsam der Vergangenheit an. Neue mobile und flexible Arbeitsformen führen immer häufiger auch zu neuen Arbeitsplatzformen, die vom Unternehmen berücksichtigt bzw. zur Verfügung gestellt werden müssen.

Neue Lebens- und Arbeitsformen führen zu neuen Arbeitsplatzformen

Die am weitesten verbreitete neue Arbeitsform ist sicher der so genannte „mobile worker“. Immer leistungsfähigere mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets sowie eine immer lückenlosere Internetabdeckung haben dazu geführt, dass viele von uns heute nicht mehr nur am eigenen Schreibtisch, sondern auch in der Bahn, am Flughafen, im Hotel oder vor Ort beim Kunden arbeiten können und möchten. In vielen Fällen gehört dieses mobile Arbeiten bereits zum Alltag, sei es im Außendienst, im Projektgeschäft oder für Selbständige und Freiberufler, die heute Ihr Büro eigentlich überall aufschlagen können: auch zu Hause.
Denn immer häufiger wird das private Arbeitszimmer auch zum „Home Office“, immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Gerade für Alleinerziehende oder Teilzeitarbeitskräfte ist dies eine attraktive Option, um Privat- und Berufsleben „unter einen Hut“ zu bringen.
Wie die eingangs gezeigten Beispiele zeigen, verschmelzen immer häufiger die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben. Und immer mehr Menschen suchen nach einer Möglichkeit, das Gleichgewicht zwischen diesen beiden Welten zu finden: Work-/Life-Balance heißt die Devise. Auch dabei spielt die Möglichkeit, zeit- und ortsunabhängig arbeiten zu können, eine zentrale Rolle

Digital Workplace 4.0: Herausforderungen und Risiken

Das Umsetzen neuer Arbeits- und Arbeitsplatzformen stellt Unternehmen unabhängig von ihrer Größe vor gewisse Herausforderungen und birgt auch eine Reihe von Gefahren. Zuerst einmal muss natürlich die technische Voraussetzung geschaffen werden. Dies beginnt bei den eingangs genannten mobilen Endgeräten, die über ein reines „mobiles Gadget“ hinaus auch über die Funktionen verfügen müssen, um ein effizientes mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Darüber hinaus muss natürlich gewährleistet werden, dass der Mitarbeiter – gerade wenn es sich um einen „Home Worker“ handelt – über eine leistungsfähige Internetverbindung verfügt. Und auch die Software muss entsprechend beschaffen sein, um dem Arbeitsplatz der Zukunft gerecht zu werden. Lokal auf einem PC oder Server installierte Anwendungen tun dies in der Regel nicht, denn es ist dann überhaupt nicht oder nur schwierig möglich, mobil auf diese Anwendungen zuzugreifen. Seit einiger Zeit verfolgen deshalb die meisten Softwareanbieter den Ansatz „von der starren Software-Anwendung zur App“ und bieten ihre Lösungen webbasiert oder mit einem entsprechenden „Mobile App“-Frontend an.
Die größte Herausforderung – und gleichzeitig das größte Risiko – besteht allerdings im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit. Viele Unternehmen bewegen sich dabei auch heute noch in einem Spannungsverhältnis aus der Notwendigkeit, auch mobilen Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensdaten und Informationen zu geben und der Gefahr, dass dadurch Datenschutz und Informationssicherheit kompromittiert werden. Auf der einen Seite benötigen „mobile worker“ und „home worker“ diesen Zugriff, denn nur so können sie professionell arbeiten, auf der anderen Seite besteht natürlich das Risiko, dass Endgeräte verloren gehen oder gestohlen werden, Dritte sich unerlaubt Zugriff auf die Unternehmensdaten verschaffen oder Daten über die mobilen Endgeräte aus dem Kontrollbereich des Unternehmens herausgezogen werden, z.B. indem sie auf dem lokalen Speicher des Endgeräts oder in einem öffentlichen Online-Speicher (Dropbox, etc.) abgelegt werden.
Ziel für jedes Unternehmen muss es heute deshalb sein, durch Wahl der richtigen IT-Systeme (Endgeräte, Access Points) und IT-Betriebsmodelle (Hosting, Managed Service, Cloud Computing) sowie den Einsatz webbasierter Softwareanwendungen die Grundlage für den Arbeitsplatz der Zukunft zu legen. Dabei muss es sich allerdings damit auseinandersetzen, welche zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen und -funktionen erforderlich sind, um auch zukünftig ein Maximum an Datenschutz und Informationssicherheit zu gewährleisten. Dies gilt für das Speichern der Unternehmensdaten an einem sicheren Ort genauso wie für die Vergabe von Zugriffsrechten, die sicherstellt, dass nur Befugte Zugriff auf die Unternehmensdaten haben. Außerdem sollten die mobilen Endgeräte so abgesichert sein, dass im Fall eines Verlusts oder Diebstahl der Zugriff Unbefugter verhindert werden kann.

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft für mein Unternehmen aus?

Wie eingangs beschrieben gibt es verschiedene Gründe für Unternehmen, ihre Arbeitsplätze fit für die Zukunft zu machen und damit die Anforderungen ihrer Mitarbeiter zu erfüllen. Dabei gilt es, auf der einen Seite unterschiedliche moderne Arbeitsformen zu unterstützen und auf der anderen Seite ein Maximum an Datenschutz und Informationssicherheit zu garantieren. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, helfen wir gerne und erstellen gemeinsam mit Ihnen ein IT-Betriebskonzept, das alle Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft erfüllt.

Eine aktuelles Beispiel, wie wir bei rabbe + wipper – Rechtsanwälte und Mediatoren die Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft umgesetzt haben, beschreibt der Anwenderbericht. Weitere Beispiele für unsere Vorgehensweise finden Sie in unseren Referenzen.

In Anlehnung an das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), verwenden wir in unseren Beiträgen ausschließlich den Begriff Informationssicherheit. Letzten Endes geht es immer um den Schutz Ihrer sensiblen Unternehmensdaten. Ganz gleich ob wir das Thema nun Datensicherheit, Informationssicherheit, IT-Sicherheit oder auch IT-Security nennen, wir unterstützen Sie gern dabei. Weitere Informationen sowie unser Kontaktformular finden Sie hier.