Büro Weißenborn GmbH legt mit flexibler IT-Infrastruktur Grundlage für zukünftiges Wachstum

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Bestehender IT-Support stößt an seine Grenzen

Martin Thurnbacher arbeitet seit 2009 bei Büro Weißenborn. Der WEG-Verwaltungs-Experte verfügte bei seinem Eintritt in das Unternehmen bereits aus früheren Tätigkeiten über grundlegende IT-Kenntnisse, was dazu führte, dass er in den folgenden zwei Jahren in die Rolle als IT-Verantwortlicher „hineinwuchs“ und diese bis heute ausübt.

Unterstützung erhielt er dabei durch einen externen IT-Administrator. Er erläutert: „Ein ‚Einzelkämpfer‘ als externer IT-Dienstleister hat seine Vor- und Nachteile. Auf der einen Seite besteht die Möglich-keit, auch außerhalb der gängigen Büro- und Geschäftszeiten, z.B. am Wochenende, auf seine Dienste zurückgreifen zu können. Auf der anderen Seite stößt man dabei schnell auch an Kapazitäts-grenzen und macht sich vom Dienstleister abhängig.“ Dies wird vor allem dann zum Problem, wenn die Zuverlässigkeit sinkt und die Reaktionszeiten immer länger werden. Herr Thurnbacher erinnert sich: „Zuletzt betrieb der IT-Dienstleister eine reine ‚Symptombe-kämpfung‘, ohne den Problemen wirklich auf den Grund zu gehen. Wurde dann ein Problem gelöst, traten in der Regel zwei neue auf.“

Der zuerst immer wieder verschobene Umstieg auf eine höhere leistungsfähigere Version der bei Büro Weißenborn eingesetzten DOMUS Hausverwalter-Software führte dann letztendlich zu der Entscheidung, sich auch nach einem neuen IT-Dienstleister umzusehen.

IT-Dienstleister mit Branchensoftware-Knowhow gesucht

„Ziel war es, nicht nur einen IT-Dienstleister zu finden, der Performance und Zuverlässigkeit unserer bestehenden IT-Umgebung optimierte und einen professionelleren IT-Support bot, sondern möglichst auch ein Unternehmen, das über DOMUS Softwarekenntnisse verfügte, um uns bei der Migration zu unterstützen“, erläutert Martin Thurnbacher das Anforderungsprofil für den neuen Dienstleister.

Und so war es dem IT-Verantwortlichen bei Büro Weißenborn mehr als recht, dass der Vertrieb des Softwareherstellers der Immobilienverwaltungssoftware selbst den Kontakt zur netzhaus AG herstellte.

In einem ersten Schritt wurde die bisher „inhouse“ betriebene IT-Infrastruktur der Büro Weißenborn GmbH in das netzhaus Rechenzentrum umgezogen. Im Rahmen des Komplettumzugs erfolgte dann unter anderem eine Umstellung des Mail-Servers auf Microsoft Hosted Exchange und der Office-Arbeitsumgebung auf Microsoft Remote Desktop Server.

Büro Weißenborn

Der Startschuss für die Berliner Büro Weißenborn GmbH fiel bereits 1995 durch Jörg Weißenborn zur Verwaltung seiner eigenen Immobilienprojekte. Als dann in der Folgezeit aus seinem persönlichen Netzwerk immer mehr Anfragen an ihn herangetragen wurden, doch auch die Verwaltung fremder Immobilienobjekte zu übernehmen, gründete er im Jahr 2005 die Büro Weißenborn GmbH.

Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen 20 Mitarbeiter und verwaltet mehr als 2500 Einheiten. Leider konnte die bestehende IT-Infrastruktur mit dem Wachstum des Unternehmens in den letzten Jahren nicht Schritt halten.

Gemeinsam mit der netzhaus AG aus Potsdam realisierte Büro Weißenborn ein IT-Konzept, das nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch für das weitere Wachstum ausgerichtet ist.

Büro Weißenborn GmbH
Ansprechpartner:
Martin Thurnbacher
Großgörschenstraße 15
10829 Berlin

Telefon: +49 30 788908960
E-Mail: info@bw-berlin.com
Web: www.bw-berlin.com

Beitragsfoto Anwenderbericht Büro Weißenborn

Der IT-Dienstleister übernahm darüber hinaus den IT-Support mit User Helpdesk. Auf Software-Seite kommen Microsoft Office und die Hausverwalter-Software DOMUS 4000 mit Anbindung zur Bankensoftware zum Einsatz. Alle Anwendungen werden aus dem netzhaus Rechenzentrum betrieben.

Für die notwendige Übertragungssicherheit sorgt eine Virtual Private
Network (VPN) Verbindung zwischen dem Büro-Weißenborn-Standort und dem netzhaus Rechenzentrum.
netzhaus CloudSystems Protection Complete gewährleistet ein Optimum an Datensicherheit.

Das Projekt zahlt sich mehrfach aus

Büro Weißenborn profitiert in mehrerlei Hinsicht von der neuen IT-Infrastruktur. Mit dem Wegfall der Server-Infrastruktur vor Ort sind auch die Kosten für Anschaffung, Betrieb, Wartung und Unterbringung der entsprechenden Hardware weggefallen. Einsparungen bei der Pflege der Client-PCs senken die Wartungskosten zusätzlich.
Und auch für das zukünftige Wachstum ist Büro Weißenborn nun gut aufgestellt. Bei minimalen Investitionskosten kann die bestehende IT-Infrastruktur flexibel an die weiteren Anforderungen angepasst werden.

Seine Feuertaufe bestand die IT-Infrastruktur dann beim Umzug von Büro Weißenborn zum Jahresende 2015. Innerhalb kürzester Zeit war das IT-System auf den neuen Standort umgestellt und die Mitarbeiter konnten wie gewohnt weiterarbeiten.

Flexibilität & Sicherheit

Die Mitarbeiter von Büro Weißenborn schätzen vor allem das nun mögliche flexible, ortsunabhängige Arbeiten auf der gewohnten Arbeitsumgebung.

„Berufstätige Mütter, aber auch immer mehr Familienväter unter den Mitarbeitern nutzen die Möglichkeit, auch von zu Hause aus zu arbeiten“, bestätigt Martin Thurnbacher die gestiegene Mitarbeiterzufriedenheit.

Darüber hinaus ist es nun möglich, bei Eigentümerversammlungen vor Ort via Internet auf die aktuellen Informationen und Unterlagen zum Objekt zugreifen zu können. Dies ermöglicht auch ein Abrufen der jeweils aktuellsten Daten und Informationen.

Die früher praktizierte Methode, wichtige Dokumente auf USB-Stick und Firmen-Notebook zu transportieren, gehört der Vergangenheit an.

Datensicherheit und Datenschutz sind damit deutlich gestiegen.

cloudservices Made in Germany

„Mit der netzhaus AG haben wir endlich einen IT-Partner auf Augenhöhe gefunden“, erklärt Martin Thurnbacher. „Vielleicht liegt es ja daran, dass sich die beiden Firmenhistorien ähneln. Auf jeden Fall fühlen wir uns durch die netzhaus Kollegen optimal betreut. Neue Aufträge wie das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter werden schnellstens erledigt. Anfragen an die Support-Hotline oder unsere direkten Ansprechpartner werden umgehend beantwortet.“

Martin Thurnbacher

Büro Weißenborn GmbH

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