Die Herausforderungen an die Unternehmens-IT im Zuge der Digitalisierung in vielen Lebens- und Arbeitsbereichen steigen kontinuierlich an. Für immer mehr Unternehmen bedeutet dies, sich verstärkt mit der Frage auseinanderzusetzen, ob und wie lange sie sich noch mit ihrer eigenen IT-Infrastruktur beschäftigen können bzw. ob und welche IT-Bereiche sie an einen externen Dienstleister auslagern können.

Die IT als zentraler Erfolgsfaktor

Ein Business ohne IT-Infrastruktur ist heute in den meisten Branchen kaum mehr vorstellbar. Selbst traditionelle Industriezweige wie Handwerk, Gastronomie oder Einzelhandel stehen mittlerweile vor der Herausforderung, eine funktionierende IT zu implementieren und zu betreiben. Dabei geht es allerdings häufig nur darum, ihr traditionelles Geschäft um eine Webseite, einen Online-Shop oder eine Online-Plattform zum Austausch von Dokumenten mit Kunden und Geschäftspartnern zu ergänzen. Die meisten Branchen sind dagegen bereits so digitalisiert, dass ein Betrieb des Unternehmens OHNE IT heute kaum mehr möglich ist.

Wenn die IT streikt, steht der Betrieb

Wie abhängig sie von einer funktionierenden IT-Infrastruktur sind, bemerken viele Unternehmen häufig erst, wenn es (fast) zu spät ist. Der Ausfall von Teilen oder sogar der gesamten IT-Infrastruktur führt in der Regel dazu, dass auch das Unternehmen stillsteht. Die Herausforderung besteht nun darin, die Stillstandzeit möglichst kurz zu halten. Sind darüber hinaus beim Ausfall Daten beschädigt worden oder verloren gegangen, steht das Unternehmen vor einer zusätzlichen Herausforderung. Denn dann geht es auch darum, diese Daten möglichst vollständig wiederherzustellen.

Wann und wo Outsourcing Sinn macht

Die Fragen, wann und wo – das heißt in welchen IT-Bereichen – ein Outsourcing Sinn macht, lässt sich sicher nicht pauschal beantworten. Generell gilt: Je weniger IT-Knowhow im eigenen Unternehmen zu einem bestimmten IT-Thema vorhanden ist, desto eher sollte man sich jemanden suchen, „der sich damit auskennt“. In ähnlicher Weise gilt: Je mehr Aufwand es im eigenen Unternehmen kostet, einen bestimmten IT-Bereich professionell abzudecken, desto eher sollte man sich auch hier professionelle Hilfe ins Haus holen. Um beispielsweise für den bereits oben angesprochenen IT-Ausfall gewappnet zu sein, ist es heute unerlässlich, regelmäßig Datensicherungen (Backups) der wichtigsten Unternehmensdaten zu erstellen. Gibt es im Unternehmen niemanden, der diese Aufgabe übernimmt, ist ein externer Dienstleister erforderlich.

Disaster Recovery-Konzept als „Lebensversicherung“ für das Unternehmen

Darüber hinaus sollte man ein Konzept in der Hinterhand haben, wie es gelingt, im Fall der Fälle möglichst schnell auf die gesicherten Daten wieder zugreifen zu können (Disaster Recovery). Auch hier gilt: Gibt es im Unternehmen niemanden, der sich mit diesem Thema auskennt und regelmäßig beschäftigt, sollte sich die Geschäftsleitung unbedingt nach einem entsprechenden Dienstleister umsehen. Dieser übernimmt dann die Aufgabe, gemeinsam mit den Verantwortlichen im Unternehmen ein solches Konzept zu erstellen und kontinuierlich zu aktualisieren. Darüber hinaus führt er auf der Grundlage des Konzepts regelmäßige Backups der unternehmenskritischen Daten durch, damit auf sie im Notfall innerhalb kürzester Zeit zurückgegriffen werden kann.

Auswahlkriterien für den richtigen Outsourcing-Partner

Wie bei der Frage, wann und wo Outsourcing Sinn macht, gibt es natürlich auch bei der Wahl des richtigen Outsourcing-Partners keine allgemein gültige Antwort. Die Auswahl hängt vielmehr von den Anforderungen des Unternehmens ab. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Outsourcing-Modelle – vom Komplett-Outsourcing über Managed Services bis hin zum Betrieb bestimmter Anwendungen in einer Private oder Public Cloud. Hybride Mischformen der verschiedenen IT-Betriebsmodelle sind ebenfalls möglich. Allerdings muss dann dafür Rechnung getragen werden, dass diese Mischung auch optimal miteinander harmoniert.

Generell sollten sich Unternehmen vor der Auswahl eines Outsourcing-Dienstleisters die folgenden Fragen stellen:

  • Welche Bereiche meiner IT-Infrastruktur möchte/kann ich auslagern?
  • Bietet mir der Dienstleister eine Komplettbetreuung, die vom Erarbeiten eines Outsourcing-Konzepts bis zur Durchführung der notwendigen Outsourcing-Aufgaben reicht?
  • Verfügt der Outsourcing-Dienstleister über entsprechendes Spezial- und/oder Branchen-Wissen, das für mein Unternehmen wichtig ist?
  • Verfügt der Outsourcing-Dienstleister bereits über entsprechende Projekterfahrungen bzw. Referenzen, die für mich relevant sind, weil sie meinem Anforderungsprofil entsprechen?

Wie sieht das optimale IT-Betriebskonzept für mein Unternehmen aus?

Wie in vielen Bereichen gibt es auch im Outsourcing kein Allheilmittel und kein „Schwarz“ oder „Weiß“, sondern viele Grautöne. Grundsätzlich wichtig ist es, sich zuerst einmal darüber Gedanken zu machen, in welcher Form, welchem Umfang und mit welchem IT-Betriebskonzept (-Mix) Outsourcing für das eigene Unternehmen überhaupt Sinn macht. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, helfen wir gerne und erstellen gemeinsam mit Ihnen ein Konzept und Anforderungsprofil, das Ihnen einen Überblick über mögliche Optimierungspotentiale durch IT-Outsourcing vermittelt.

Beispiele für unsere Vorgehensweise finden Sie unter Referenzen. Wenn Sie an weiteren Informationen interessiert sind, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.