Bereits im letzten Jahr berichteten wir hier im Blog über die „All-IP-Strategie“ der Deutschen Telekom mit der Folge, dass klassische Analog- oder ISDN-Anschlüsse und darauf basierende TK-Anlagen ab 2018 durch moderne Voice-over IP-Geräte abgelöst werden müssen. Seitdem ist bereits ein Jahr vergangen, der Umstellungstermin rückt näher und deshalb möchten wir Ihnen nachfolgend einen Überblick über die „neue Art des Telefonierens“ vermitteln.

Die Grundlagen der IP-Telefonie

Unter Voice over IP, kurz VoIP, versteht man die Übertragung und Vermittlung von Sprachkommunikation in einem Netzwerk, das auf dem Internetprotokoll (IP) basiert. Aus diesem Grund wird der Begriff VoIP auch häufig mit IP-Telefonie oder Internet-Telefonie gleichgesetzt. Als großer technischer Vorteil von Voice over IP gilt die Tatsache, dass es deutlich ressourcenschonender ist, d.h. es können über eine IP-Verbindung deutlich mehr Sprachverbindungen abgewickelt werden als über die klassische Telefonleitung.

Für den Anwender wiederum ergeben sich eine ganze Reihe von Vorteilen, die im folgenden Überblick kurz zusammengefasst werden.

Vorteile der IP-Telefonie für Unternehmen

Gerade aus Unternehmenssicht bietet IP-Telefonie einige Vorteile in den Bereichen Flexibilität und Kosten:

1. Nur noch eine Leitung für Sprache und Daten

Bisher galt der Leitsatz: Telefonieren über die Telefonleitung, Datenaustausch über das Internet. Mit Voice-over-IP können diese beiden Übertragungswege nun zusammengeführt werden. Sowohl Sprach- als auch sonstige Daten werden dann über die Internetverbindung übertragen. In der Praxis hängt es in der Regel vom Nutzungsverhalten des Unternehmens ab, ob diese hybride Nutzung umgesetzt werden kann oder nicht. Anderenfalls bleibt die bisherige Trennung der Übertragungswege bestehen.

2. Für den Anwender transparente Umstellung oder Integration von Telefon und Computer

Mit Voice-over-IP kann sich das Telefonieren ändern, muss es aber nicht. In den meisten Fällen merkt der Anwender von der Umstellung wenig. Er benutzt weiter ein „traditionelles“ Telefon mit Hörer und Wähltastatur. Darüber hinaus besteht allerdings auch die Möglichkeit, über eine entsprechende Software (Softphone) vom Rechner aus zu telefonieren. Video-Anrufe sind dann ebenfalls möglich, sofern die Gesprächsteilnehmer über eine Webcam am Arbeitsplatz verfügen.

3. Ortsunabhängiges Telefonieren

Die Mitarbeiter sind auch unterwegs über ihre Festnetznummer erreichbar und können an jedem Ort telefonieren, während der Angerufene immer die Festnetznummer des Unternehmens sieht. Über das Webportal oder entsprechende Apps auf dem Mobiltelefon werden Erreichbarkeit und Anrufe gesteuert.

4. Klassische Telefonanlage entfällt

Mit der Einführung von Voice over IP müssen Unternehmen keine eigene Telefonanlage mehr anschaffen und verwalten. Sie haben zukünftig die Möglichkeit, eine virtuelle VoIP-Telefonanlage aus der Cloud zu nutzen. Den Betrieb der Anlage übernimmt der Service Provider, der die Lösung in der Regel in einer Infrastruktur mit verteilen Rechenzentren hostet. Die Ausfallsicherheit wird damit gegenüber einer klassischen Telefonanlage deutlich erhöht. Außerdem entfallen die Kosten für die Anschaffung der TK-Anlage, deren Wartung sowie die dabei anfallenden Stromkosten. Bezahlt wird in der Regel nutzungsbasiert pro Anwender und Monat.

Die Struktur einer modernen Cloud-Telefonanlage wie Cloud-Telefonie centraflex

Die nachfolgende Grafik zeigt den strukturellen Aufbau einer VoIP-Telefonanlage am Beispiel der Cloud-Telefonie centraflex von QSC.

Übersicht Cloud-Telefonie centraflex

Wie bereits erwähnt befindet sich die Telefonanlage selbst in der Cloud und wird vom Cloud Service Provider (im Falle von centraflex ist das die QSC AG) betrieben. Die Anbindung unterschiedlicher Endgeräte (Computer, Smartphone, Telefon, etc.) erfolgt über das öffentliche Telefonnetz oder das Internet. Innerhalb des Unternehmens ist eine Anbindung der entsprechenden Endgeräte über das WAN des Unternehmens möglich, Telefonkosten fallen beim internen Telefonieren und innerhalb des QSC-Netzes keine an. Für Computer und Smartphone wird zum Telefonieren ein entsprechender Client (Softphone) oder eine App benötigt.

Vorgehensweise beim Umzug auf IP-Telefonie

Technisch bedeutet die Umstellung von ISDN und einer klassischen TK-Anlage auf Voice over IP und Cloud-Telefonie meist einen Austausch des Routers und der Endgeräte, denn diese müssen natürlich VoIP-fähig sein. Ein Kompatibilitätstest ist unbedingt erforderlich, um festzustellen, ob ein Austausch notwendig ist. Werden Telefonie und Datenübertragung in einer Leitung gebündelt, spielt natürlich die Leistung der Internetanbindung im Unternehmen eine zentrale Rolle. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter in der Firmenzentrale über IP telefonieren sollen. In diesem Fall laufen nach dem Umstieg sowohl die Unternehmensdaten (E-Mail, Collaboration, Backup, etc.) als auch die Telefongespräche der Mitarbeiter über ein und dieselbe Leitung. Ein Test der verfügbaren Internet-Bandbreite ist in diesem Fall sicher erforderlich.
Danach bieten sich eigentlich unbegrenzte Möglichkeiten, unabhängig davon, ob verschiedene Niederlassungen angebunden werden, Außendienstmitarbeiter über ihre mobilen Endgeräte telefonieren oder die Home Offices von Heimarbeitern in das Telefonsystem integriert werden müssen.

Wie sieht die richtige Telefonanlage für mein Unternehmen heute aus?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Auf der Grundlage der oben skizzierten Grobstruktur ist es möglich, eine für Ihre spezifischen Anforderungen maßgeschneiderte Telefonie-Umgebung zu konzipieren und umzusetzen. Diese berücksichtigt dann die speziellen Arbeitswelten (PC-Arbeitsplatz, mobile worker, etc.) und Telefongewohnheiten (mobil, Festnetz, Telefon, Handy, Softphone, etc.) Ihrer Mitarbeiter.
Wenn Sie beim Umstieg auf IP-Telefonie Unterstützung benötigen, stehen wir gerne zur Verfügung und erstellen gemeinsam mit Ihnen ein Anforderungsprofil und ein Designkonzept für Ihre neue Telefonanlage. Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme finden Sie hier.